Les principes de l’allégement ou du Lean Management peuvent être appliqués pour améliorer la productivité opérationnelle, par exemple pour les tâches administratives ou de back-office. Mais comment s’y prendre pour mettre en œuvre des pratiques allégées sur votre lieu de travail ? Voici les façons de l’introduire dans votre bureau ou votre usine…
1. S’assurer de l’adhésion de l’ensemble du personnel
La gestion allégée ou la démarche de l’amélioration continue, n’est pas un choix volontaire, ni quelque chose qui ne concerne que le bas de l’échelle hiérarchique. Il s’agit d’une pratique que toute l’équipe doit s’engager à mettre en œuvre, du haut en bas de l’échelle. S’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde permet d’éviter les conflits. En même temps, il est important de veiller à ce que les gens aient l’espace nécessaire pour réfléchir aux améliorations qu’ils pensent devoir apporter.
Pour votre entreprise, implémenter une solution digitale Lean est une option judicieuse pour dynamiser cette approche d’excellence opérationnelle. Vous avez par exemple la plateforme Zideeup qui est un véritable terrain de performance pour les dirigeants, les managers et leurs équipes. La solution digitale SaaS ZideeUp offre à tous les membres concernés d’une entreprise de promouvoir la communication et le partage transparent, afin de :
- Faire remonter les informations ;
- Signaler les problèmes ;
- Proposer des solutions ;
- Collaborer en synergie…
Vitaminez donc l’amélioration continue de votre organisation avec une plateforme professionnelle, éprouvée, intuitive et facile d’intégration.
2. Examinez vos processus et analysez-les
Examinez vos processus et voyez quels changements immédiats peuvent être apportés. Par exemple, êtes-vous confronté à une surproduction ou à des retards excessifs ? Peut-être expédiez-vous des articles en trop grand nombre alors qu’ils pourraient être combinés pour une plus grande efficacité et une réduction des coûts ? Des problèmes sont-ils dus au fait que le bureau ne traite pas les informations rapidement ou correctement, ou que des articles sont livrés avec des défauts ?
Il est important de repérer les problèmes les plus évidents et de commencer par les modifier. Réfléchissez-y et voyez si vous pouvez les améliorer pour obtenir des résultats plus rapides, plus rentables et de meilleure qualité.
3. Développer une culture de la qualité plutôt que de la quantité
Si vous rencontrez des problèmes de production, c’est peut-être parce que votre personnel essaie de travailler trop vite pour atteindre des objectifs inatteignables et qu’il ne respecte pas les normes de qualité, ce qui entraîne une augmentation des défauts ou de l’insatisfaction des clients.
Il est préférable, pour des raisons d’efficacité, de faire en sorte que le personnel comprenne que la qualité est prioritaire. Ne surchargez pas le personnel et laissez-lui le temps de s’arrêter et de résoudre les problèmes afin de toujours faire les choses correctement. La précision, la productivité et la motivation peuvent également être encouragées par l’introduction de mesures d’incitation sur le lieu de travail, telles que des récompenses pour l’employé du mois ou des gâteries mensuelles pour les bonnes performances de l’équipe. Valoriser les Quick Wins !
4. Prendre des décisions lentement et les mettre en œuvre rapidement
Lorsqu’il s’agit de décider des mesures à prendre pour mettre en œuvre la gestion allégée sur votre lieu de travail, il est important de passer du temps à s’assurer qu’il s’agit de la bonne décision et d’obtenir un consensus solide de la part de l’ensemble de l’équipe. Rien ne fait plus perdre du temps que de prendre une décision et de la modifier la semaine suivante. Cependant, une fois que vous avez décidé de la bonne réponse, vous devez la mettre en œuvre aussi rapidement que possible.
5. Sortir des sentiers battus
Parfois, les processus qui vous feront gagner le plus de temps et d’argent ne sont pas les plus conventionnels. Ils ne s’inscrivent pas dans les limites du bon sens et des règles standard, c’est pourquoi il est important de toujours penser en dehors de ces paramètres. Y a-t-il autre chose que vous n’avez pas envisagé ? Soyez toujours conscient que la réponse n’est peut-être pas sous vos yeux.
